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Planificación Estratégica: Mejores Prácticas

Introducción

El proceso de planificación estratégica es clave para generar los objetivos, planes y compromisos en toda la organización. Sin embargo, muchas veces las empresas lo simplifican a una serie de talleres de planificación estratégica y una sesión “off-site” de los ejecutivos. Otras definen complejos procedimientos de planificación estratégica, definiendo estrictos manuales. Ambos enfoques distan mucho de las mejores prácticas de planificación estratégica y se transforman en ejercicios teóricos poco exitosos.

El balance entre contenido y proceso


La gestión de estas interacciones es la base de un proceso exitoso de planificación. Esta gestión de las interacciones requiere foco en 3 temas:

  1. Reuniones:Lugar, calendario, grado de formalidad, estructura

  2. Análisis: Relevancia, impacto en el negocio, específicos por área

  3. Participantes: Nivel, rol de cada uno

El énfasis de la planificación estratégica depende del entorno en que se encuentre la empresa y la industria a la que pertenece. En entornos e industria inestables e impredecibles, el manejo de interacciones es el foco principal del proceso. Por ejemplo, Nokia, mantiene revisiones estratégicas, con modificaciones al plan estratégico, durante todo el año, no solamente durante el proceso de planificación. Características de Nokia:

  1. La cúpula ejecutiva se reúne mensualmente a revisar temas estratégicos

  2. Usan un núcleo ejecutivo (think tank) para evaluar nuevas oportunidades

  3. 250 gerentes pasan un porcentaje alto de su tiempo durante el año en revisiones estratégicas

Como señala John Chambers, “Cuando la velocidad del cambio es tan rápida… lo que se necesita es agilidad más que estructura rígida.”

El rol del área de Planificación y de la Gerencia General

Muchas veces se discute cuál es el rol y función del área de Planificación dentro de las empresas, qué nivel de involucramiento debe tener en la definición de los planes. Más que dedicarse a armar los planes estratégicos, el área de Planificación debe enfocar sus esfuerzos en ser un “catalizador” del proceso. Las responsabilidades clave debieran ser:

  1. Elaborar la estructura de los planes a ser desarrollados por las Gerencias

  2. Establecer la dinámica de las reuniones

  3. Coordinar y agendar

  4. Seleccionar el lugar y los participantes

  5. Actuar como facilitador de las reuniones

  6. Proveer coaching a los ejecutivos

  7. Monitorear el avance del proceso y comunicar los desvíos

  8. Generar “buy-in” y propiedad de los planes

  9. Identificar temas clave a ser discutidos

  10. Organizar talleres y reuniones clave

  11. Apoyar en la elaboración de los análisis requeridos para el proceso de planificación

  12. Gestionar la comunicación antes, durante y después del desarrollo del plan

El área de Planificación tiene el rol de gestionar el proceso, y liderarlo en el día a día. Sin embargo, es clave el rol de la Gerencia General o Alta Dirección en este proceso. El Gerente General debe ser el principal sponsor del proceso de planificación, a través de:

  1. Definir y articular la visión

  2. Comunicar la visión a todos los niveles de la empresa

  3. Impulsar el proceso de planificación a través de:

  4. Liderar los principales eventos de planificación

  5. Definir los principales objetivos y metas

  6. Apoyar al área de Planificación en convocar a los asistentes y asegurar su participación

  7. Comunicar sus expectativas sobre la calidad y oportunidad en la presentación de planes individuales

  8. Actuar como el principal evaluador de los planes, exigiendo a los ejecutivos a defenderlos con sustento

  9. Transmitir a la organización la importancia que tiene este proceso

Estos roles, tanto de la Gerencia General como de la Gerencia de Planificación, combinados con una adecuada gestión de las interacciones asegurarán un proceso de planificación exitoso, con un alto nivel de involucramiento y “ownership” por parte de las Gerencias.

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